Logística de última milha

Como funciona o sistema de gestão de frotas (TMS)?

Antes de mais nada, sabemos que trabalhar em uma cadeia logística de transportes não é algo simples. E efetuar todos os controles e registros em planilhas é algo extremamente complicado e maçante. Além disso, manter o controle manualmente é criar aberturas para eventuais erros humanos, que podem custar muito dinheiro. É aí que entra o sistema de gestão de frotas.

A ferramenta foi criada especialmente para a cadeia logística de transportes. Ela torna o trabalho muito mais rápido, extremamente seguro e mais satisfatório para funcionários e clientes. Neste artigo, vamos falar mais sobre esse sistema, também conhecido como TMS. Confira!

O que é TMS?

Primeiramente, podemos dizer que o TMS é um sistema de gestão de frotas, ou de gestão de transporte e logística. Sua principal finalidade é melhorar a qualidade e a produtividade de todo o processo de distribuição. 

Simultaneamente, o TMS promove integração no fluxo de materiais e de informações do processo logístico. Desse modo, favorece a comunicação entre fornecedores e clientes e consequentemente aprimora os processos de armazenagem e de distribuição. 

Como o sistema de gestão de frotas funciona?

O TMS age online, permitindo a gestão de todos os processos de transporte – antes realizados em planilhas – dentro de um único sistema. Em outras palavras, com todas as informações incluídas num único lugar, o monitoramento é facilitado.

Quanto aos erros humanos, são reduzidos em grande proporção. Assim, o gestor consegue ter acesso e controle das informações, podendo tomar decisões de maneira muito mais rápida. 

Quais são as vantagens de utilizar um sistema TMS? 

O TMS cria a oportunidade de controle e administração integral da organização em um único lugar. Isso oferece uma série de vantagens tanto para a empresa quanto para os clientes

Controle máximo da operação 

O TMS controla cada passo das operações, desde a expedição de cargas até a entrega para os clientes. Eventualmente, essa comunicação instantânea garante a oportunidade de aviso imediato do motorista, por exemplo, em eventuais paradas. Dessa forma, o departamento responsável pelo controle consegue prontamente tomar uma decisão, solucionando os problemas. 

Controle sobre os tempos das paradas 

O sistema também controla e planeja as rotas realizadas pelos motoristas, notificando todas as paradas. Com ele, o gestor consegue saber até mesmo o tempo que cada parada levou. E isso inclui os tempos de carga e de descarga do veículo.

Ter controle dessas informações é extremamente útil. Elas permitem que o gestor crie novos métodos para melhorar as políticas da empresa em relação à sua frota, por exemplo. 

Controle de custos 

O TMS também ajuda no gerenciamento dos relatórios de valores produzidos pela cadeia de transporte de sua empresa – sejam eles de coleta, sejam de transferência ou de entrega. 

Nesse sentido, o gestor consegue compreender muito melhor qual é a margem de contribuição de cada trajeto realizado. Assim, pode posteriormente avaliar as rotas mais lucrativas para seu negócio. 

Gestão de fretes 

Essa função é uma das mais utilizadas em todo o sistema TMS. Possibilita a simulação e os cálculos, levando em consideração os mais diferentes tipos de transporte. Além disso, também é responsável por:

  • apontar as melhores rotas;
  • controlar o fluxo de informações;
  • ajudar nas conferências de documentações;
  • fazer a liberação de pagamentos e de recebimentos. 

Essas vantagens colocam qualquer empresa de transporte à frente no setor, tornando-a muito mais competitiva. Com essa função, há um controle maior dos custos, sempre identificando quais são os gastos supérfluos. Sem falar no aumento do rendimento, capacitando a sua empresa para assumir riscos maiores.

Quais são as funcionalidades do sistema de gestão de frotas (TMS)? 

Ao contrário das planilhas e das anotações, o TMS entrega uma série de funcionalidades que ajudam no controle de gestão de atividades. As principais funções do sistema são: 

  • controle de abastecimentos; 
  • gestão de peças e de acessórios para manutenção de veículos;
  • planejamento de manutenção preventiva; 
  • gestão da documentação dos veículos; 
  • rastreamento e monitoramento dos veículos durante o transporte;
  • cadastro dos veículos da frota. 

Assim como o TMS ajuda na gestão do transporte, ele também auxilia no processo de tomada de decisão do gestor. Veja de que modo o TMS atua em cada setor.

Área comercial e financeira

O TMS pode reduzir custos operacionais e tornar a empresa mais assertiva quando o assunto é custo-benefício. Da mesma forma, ele atua na emissão dos documentos fiscais necessários, como CT-e, NFS-e e MDF-e

Operacional 

O sistema faz com que a operação da transportadora ocorra de forma mais rápida e prática. Além disso, os módulos do TMS abordam todas as etapas da cadeia logística de transporte.

Logística 

O sistema de gestão de frotas se faz completamente necessário para a logística da transportadora. Ele atua no planejamento correto de rotas, controlando em tempo real todo o trajeto dos veículos. 

Qual sistema de gestão de frotas (TMS) utilizar? 

Em primeiro lugar, antes de escolher o melhor sistema de gerenciamento de transporte, você precisa considerar alguns pontos importantes, como:

  • realidade da empresa;
  • volume de operações;
  • estrutura;
  • integração com outros sistemas;
  • suporte.

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Alvaro é Engenheiro Comercial. Atualmente atua como o Head da Drivin no Brasil, empresa que oferece uma solução logística SaaS, que permite fazer um planejamento logístico inteligente para empresas com operações de entrega de produtos, impactando diretamente na melhoria no nível de serviço entregue aos clientes e redução dos custos com transporte.