Conoce qué es un TMS y para qué sirve un sistema de gestión de transporte.
TMS

¿Qué es TMS? Una guía sobre el sistema de gestión del transporte

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Conoce qué es un TMS y para qué sirve un sistema de gestión de transporte.

¿Qué es un sistema de gestión del transporte TMS?

El sistema de gestión del transporte (TMS) es un software de logística que gracias al uso de la tecnología y herramientas como la inteligencia artificial, ayuda a las diferentes empresas a planificar, ejecutar y optimizar el transporte de productos, tanto de entrada como de salida y, además, asegura de que el envío cumpla con los requisitos necesarios y que la documentación adecuada esté disponible.

¿Qué significan las siglas TMS? En español se le conoce como solución de gestión del transporte y en inglés como transportation management system (TMS). Bien, un TMS proporciona visibilidad de las operaciones de transporte diarias, maneja información y documentación de la normativa comercial y garantiza la entrega a tiempo de la carga y mercancías.

Además, los sistemas de gestión del transporte priorizan el proceso de envío y facilitan a las empresas la administración y optimización de sus operaciones relacionadas al transporte.

 

Entonces, ¿qué es un TMS en logística y qué entendemos por sistema de gestión del transporte? Un TMS es una plataforma, software o herramienta digital que las empresas utilizan para gestionar eficazmente sus funciones de logística y transporte. Por esta razón, podemos decir que un TMS eficaz proporciona a los responsables del área logística la visibilidad tanto de sus operaciones diarias como una vista panorámica del rendimiento general de su red.

¿Para qué sirve un TMS?

Un sistema de gestión del transporte centraliza y organiza los datos del transporte, lo que permite a las empresas:

  • Planificar y pronosticar las necesidades de la red.
  • Optimizar rutas.
  • Administrar transportistas.
  • Ejecutar y rastrear envíos.
  • Automatizar los procesos.
  • Manejar el pago y la liquidación.
  • Elaborar informes sobre los KPI de la red.

¿Cuál es la importancia de los sistemas de gestión del transporte TMS para una empresa?

La importancia de los sistemas de gestión del transporte (TMS), cumple un rol fundamental en las cadenas de suministro. En la actualidad, vivimos en un entorno comercial global dinámico y en el cual realizamos transacciones constantemente, por ello, es importante contar con un sistema que permita navegar con éxito en procesos complejos en cuanto a las políticas y el cumplimiento de la normativa comercial.

 

Cabe destacar que el uso de un software TMS afecta a cada parte del proceso de una empresa, partiendo desde la planificación y las adquisiciones, hasta la logística y la gestión del ciclo de vida. Definitivamente, la amplia y profunda visibilidad que ofrece un sistema de gestión del transporte, conduce a una planificación y ejecución más eficiente del transporte, lo que promueve y tiene como resultado, una mayor satisfacción del cliente.

Y, a su vez, el adecuado uso de una herramienta de gestión del transporte, genera más ventas que ayudan a que las empresas crezcan y mejoren su rentabilidad con el tiempo.

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¿Cuáles son las características de un software TMS?

Un software de sistema de gestión del transporte TMS, tiene características relevantes que benefician a las empresas. Algunos de las principales características son:

Planificación de carga

Características de un TMS

Con un TMS se puede planificar la necesidad de recursos del Transporte para poder cumplir con el objetivo de entregar todas las órdenes de venta de la empresa o de los clientes que proveen la carga.

Una mala planificación puede ocasionar que no haya vehículos o conductores disponibles para la entrega y que queden ordenes sin poderse entregar trayendo insatisfacción y venta no concretada.

Un TMS puede tener capacidades de planificación inteligente, utilizando algoritmos complejos puede optimizar las rutas buscando reducir vehículos, o balancear la carga entre la flota fija asignada, cumplir restricciones de la operación como de tamaño de vehículos, tipos de puertas de descarga, restricciones geográficas de acceso como centros de ciudad, etc. Con esto, los responsables de la gestión pueden lograr ahorros en costo y sobretodo trasladar a la herramienta todo ese conocimiento tácito que está en la mente de los conductores y solo ellos conocen.

En la planificación de un TMS también se toma en cuenta el aspecto documentario, que debe estar vigente para salir a operar. Por tal razón, al asignar un vehículo y conductor el sistema tiene la capacidad de alertar sobre documentos vencidos evitando la posible paralización del viaje y la imposición de multa. Esto que no se toma muy en cuenta, ocasiona pérdida de dinero por falta de control. La empresa debe asegurar una buena administración así use flota propia o tercera, la satisfacción de sus clientes por la llegada de su producto lo vale!

Adicionalmente, con TMS más avanzados, los shippers pueden administrar las tarifas, planificar las rutas y poner en oferta los viajes a los transportistas autorizados para encontrar la mejor tarifa y servicio.

Despacho de carga

Características de un TMS

Una vez planificado el viaje, un TMS también ayuda al proceso de Despacho de la carga que se realiza en el almacén. Permite realizar procesos de confirmación de la carga a diferentes niveles de exactitud, realizar Checklist de comprobación de la unidad/carga/conductor para asegurar que todo este correcto para un viaje sin problemas!

También puede ayudar con la generación de manifiestos de carga, o proporcionar información (que un ERP no tiene y necesite le brinden), para la generación de cartas porte, guías de remisión transportista que exige la ley de un país.

Ejecución y Seguimiento del Transporte

Características de un TMS

Un buen sistema de gestión del transporte ofrece trazabilidad y gestión sobre la mercadería y sobre los viajes desde que la mercadería sale del almacén hasta el destino final.

Para esto, recopila y consolida información en Tiempo Real para monitorear el movimiento de la flota de unidades, así como el estado de cumplimiento en las entregas de cada viaje.

De esta forma, un software TMS, no solo permite a los responsables obtener actualizaciones en tiempo real sobre su carga, sino que también les permite rastrear y medir el desempeño del transportista para gestionar a tiempo algún tipo de actividad correctiva y el viaje termine a buen término de acuerdo al plan.

En software TMS avanzados encontramos capacidades de configurar eventos personalizados que el conductor puede utilizar como si fueran “botones de pánico” para reportar rápidamente situaciones en la ruta que pueden complicar el cumplimiento del plan. Por ejemplo, bloqueo de carretera, huelgas, o eventos de control como almuerzo, llegada al punto destino, inicio de descarga, etc.

Habiendo logrado tanta visibilidad para el que administra el transporte, un software TMS también se preocupa de ofrecer visibilidad al embarcador (proveedor de la carga). Esto lo logra ofreciendo pantallas interactivas donde el proveedor de carga puede consultar sus órdenes de entrega y ver el estado como también descargar la prueba de entrega con la foto tomada por el conductor y todo en tiempo real! O también utilizar accesos por internet a través de un widget en la página web donde puede poner su número de pedido y ofrecer toda la información de detalle de la entrega.

La visibilidad también llega a los clientes destinatarios que reciben la mercadería, alertándolos desde que se programa el envío días anteriores a la entrega, el mismo día que sale la unidad a ruta, o estando próximos unos 20 a 30min de llegar a su destino, así esto se vuelve muy importante, sobre todo en épocas de pandemia en que muchas personas trabajan remotamente y requieren ser alertados con precisión para organizar sus reuniones y poder atender la entrega.

Pago

Características de un TMS

Un TMS permite a las empresas auditar automáticamente la factura y el pago de cada transportista. 

Por ello, cuando se trata de finanzas, un TMS simplifica y agiliza el proceso de pago tanto para los cargadores como para los transportistas al proporcionar acceso a auditorías de carga, facturas, pagos y análisis de rendimiento de costos.

Informes

Características de un TMS

Los sistemas de gestión del transporte proporcionan informes detallados sobre las redes e instalaciones de los transportistas y ofrece información sobre el rendimiento para ayudar a planificar y optimizar la siguiente ruta.Entonces, después de monitorear y evaluar los amplios datos proporcionados por los informes de un TMS, los responsables de la logística pueden desarrollar estrategias de mejora continua para reducir gastos innecesarios, mejorar los niveles de servicios (es decir, recolección y entrega a tiempo) y analizar los ahorros de costos generales.

¿Qué empresas trabajan con un TMS?

En términos generales, todas las empresas relacionadas a la cadena de suministro utilizan alguna forma de TMS. Si una empresa necesita enviar, mover o recibir mercancías, un sistema de gestión del transporte la beneficiará.

  • Fabricantes
  • Distribuidores
  • Empresas mayoristas y minoristas
  • Empresas de comercio electrónico.
  • Compañías que brindan servicios de logística
  • Proveedores de servicios logísticos.

 

En la actualidad, respondiendo a la pregunta quién usa un TMS, podría decirse que si una empresa tiene algo que ver con cualquier aspecto de la cadena de suministro, puede utilizar un TMS.

Las organizaciones relacionadas al e-commerce, las empresas de distribución, los cargadores, los transportistas y cualquier otra persona que envíe productos y mercancías de forma regular, pueden utilizar el TMS como un valor agregado.

Por ese motivo, un sistema TMS gestiona múltiples secciones de la gestión del transporte y, en definitiva, beneficiará a cualquiera que esté involucrado en las áreas de planificación y toma de decisiones, ejecución de transporte, seguimiento de transporte e informes con indicadores para el negocio.

¿Cuáles son los beneficios de una plataforma TMS?

Conoce cuáles son los beneficios de utilizar un software TMS en tu organización.

Mejorar capacidades tecnológicas

Beneficios de utilizar un TMS

Con un sistema de gestión del transporte o también conocido como transportation management system (TMS), tendrás la tecnología que se necesita para tomar decisiones de optimización de ruta en función de las cotizaciones, el tiempo de tránsito y los transportistas. 

Manejar las rutas centralizadas con un sistema de gestión de transporte dentro de la cadena de suministro, eliminará el estrés y el tiempo innecesario durante el proceso.

Simplificar procesos

Beneficios de utilizar un TMS

Un TMS puede ayudarte a simplificar el proceso de selección del transportista al permitirte evaluar la calidad y el tiempo de entrega de los productos y, además, puedes compararla con otro transportista dentro de la red. 

Por ello, al administrar todo este proceso en un software de gestión de distribución y transporte (TMS), podrás revisar envíos anteriores para conectar rápidamente cargas similares con los transportistas adecuados.

Rastrear la carga

Beneficios de utilizar un TMS

Con un sistema TMS puedes rastrear la carga que está en la ruta e incluso recibir alertas sobre cualquier problema de tránsito o demoras imprevistas desde una ubicación. 

Como sabemos, es imposible controlar el error humano, sin embargo, un sistema de gestión del transporte, te permitirá ver cuándo se producen los retrasos y por qué.

Crear reportes

Beneficios de utilizar un TMS

Los sólidos sistemas de gestión del transporte (TMS), ofrecen datos e indicadores detallados para la creación de reportes completos. 

Te contamos un ejemplo sobre cómo funciona la gestión del transporte (TMS) y la creación de reportes. Supongamos que tienes que supervisar el proceso de envío de 20 ubicaciones y cada una envía cinco envíos a la semana. Esto quiere decir que son 100 facturas de envío para crear y, además, envíos para evaluar cada semana.Con un TMS, toda la información se almacenará en una ubicación y se pueden crear informes personalizados para analizar los costos y las facturas finales.

¿Cuál es la diferencia entre un TMS en la nube/SaaS y un TMS local?

Al igual que los servidores y otras tecnologías, un TMS a menudo se ejecuta a través de la nube. Esto se conoce como un software de servicio (SaaS) o una solución basada en la nube. De este modo, tener un software de gestión de transporte alojado en la nube tiene enormes ventajas sobre los otros tipos de TMS.

El TMS local se carga en las computadoras dentro de una ubicación determinada. Si bien, esto tiene algunas ventajas de seguridad, también presenta grandes desafíos. Es posible que necesite la presencia física de un técnico para actualizar el software, solucionar problemas o  para solucionar los problemas con la red interna o la conexión del servidor. Y, además, el software local no es portátil, esto quiere decir que no puedes llevarlo de viaje contigo.

En cambio, los servicios basados en la nube como un TMS SaaS, se actualizan automáticamente en la mayoría de los casos. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a internet y generan una mayor beneficio a mediano y largo plazo.

En general, esto se debe a que se encuentran en una plataforma SaaS y el usuario paga una tarifa mensual o anual por usarla. Los conductores, corredores, gerentes y transportistas pueden acceder a la plataforma sobre la marcha, lo que permite la colaboración, la comunicación constante y la eficiencia. Y, en la mayoría de los casos, un TMS basado en la nube, es una mejor y eficiente opción que las opciones locales.

Finalmente, un sistema de gestión del transporte en la nube ofrece beneficios como mejores economías de escala, menor coste total de propiedad, ninguna tarifa de actualización y un retorno de la inversión (ROI) más rápido. Por esta razón, para las TI, un TMS SaaS brinda ventajas adicionales como una implementación más rápida, menos horas de capacitación e instalación, actualizaciones automáticas y una mayor seguridad.

 

Drivin es un TMS Saas con el que puedes planificar y optimizar rutas de manera automática, controlar y gestionar toda tu operación logística en tiempo real. Déjanos tus datos y nos contactaremos contigo para ayudarte a solucionar todos los desafíos de tu operación logística:

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Especialista Content Writer SEO en Drivin.