Logística de ultima milla

¿Qué es la prueba de entrega digital? 6 ventajas para mejorar tus entregas

¿Tu empresa utiliza la prueba de entrega digital? ¿Conocías el comprobante de entrega digital como recurso para agilizar los procesos internos y externos de la entrega de un pedido? ¿Alguna vez escuchaste sobre la entrega electrónica para optimizar el flujo de trabajo?

Gracias a la tecnología, podemos asegurar que la prueba de entrega digital, es un recurso que mejora y optimiza la entrega de tus productos; obteniendo como resultado, mayores clientes satisfechos. ¿Pero cómo lograrlo?

En este artículo te contaremos qué es la prueba de entrega en logística, cuáles son las desventajas de utilizar la prueba de entrega tradicional, cómo utilizar la prueba de entrega digital y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es la prueba de entrega en logística?

¿Sabes qué es y cómo funciona un POD en logística? Las pruebas de entrega o también llamado en inglés como proof of delivery (PoD), son comprobantes de entrega de documentos que contienen información relevante relacionada con la entrega de un producto o la realización de un servicio.

Definitivamente, el uso de las pruebas de entrega se encuentra dentro de las operaciones básicas del área de logística, ya que gracias a los POD de entrega se comprueba las entregas de manera satisfactoria, tanto para los clientes como para las empresas.

¿Y qué sucede con los documentos de recibo y entrega de mercancía físicos? ¿Aún funcionan?

A pesar de que en la actualidad, nos encontramos en la era de la democratización de la tecnología, muchas empresas continúan realizando sus operaciones y procesos de forma tradicional. ¿A qué nos referimos con operaciones tradicionales?

Nos referimos a que muchas compañías no se atreven a dar el gran salto a la prueba de entrega digital, sino que aún siguen utilizando recibo de entrega de mercancía física, documentación impresa en papel y comprobantes de entrega físicos.

Claramente, no podemos negar que la prueba de entrega física, es un documento clave en las actividades de logística y distribución, al ser el único comprobante de la recepción correcta de la mercancía. 

Entonces, ¿qué significa ‘entregado’ en el sistema de logística tradicional

Para una empresa, que aún sigue los lineamientos tradicionales y no utiliza un comprobante de entrega de producto vía digital, significa que la mercancía fue entregada en el correcto tiempo, en la correcta condición, en el lugar adecuado y, que además, cuenta con la firma de conformidad por el responsable de la recepción del producto.

En este trámite convencional, el operador tiene que regresar a la empresa, luego de finalizar su jornada de distribución, y debe entregar los comprobantes de entrega firmados a los administradores y gerentes logísticos, para que ellos puedan iniciar el proceso de verificación y cobranza. 

Si los pasos anteriores no se cumplen, la prueba de entrega tradicional queda invalidada. En definitiva, dar el gran salto a la prueba de entrega digital de productos, agilizará y facilitará varios procesos en tu empresa.

drivin-tms-planificacion-web

Desventajas de la prueba de entrega impresa

Aunque esta actividad puede parecer sencilla y sin gran importancia, el seguir utilizando la prueba de entrega empresa, ofrece múltiples desventajas. ¿Quieres conocerlas? ¡Allá vamos!

  • Retrasos en cobranza. La recepción de los comprobantes puede tardar de 1 a varios días. Esto significa que hacer un recibo de entrega de mercancía implica el tiempo que se tarda en ingresar la factura y empiezan a correr los días de más. Y sí el documento tiene errores, entonces el tiempo puede ser mayor.
  • Mayor índice de errores. Cuando la entrega y presentación del documento es escrito y no digital, puede que se pase por muchas manos, por lo que existe un mayor riesgo de errores, como: retrasos, pérdidas y mal uso de la información.
  • Costos más altos. Cada impresión tiene un costo: papel, tinta y espacios de almacenamiento. En cambio, si utilizas una prueba de entrega digital, el costo sería cero. Increíble, ¿cierto?
  • Impacto ambiental. El uso de papel, es un generador de basura que afecta el medio ambiente y si no se tiene una política de reciclaje, la acumulación de documentos podría afectar gravemente.
  • Falta de visibilidad. ¿Qué significa envío en ruta de entrega si no cuentas con las herramientas necesarias para el monitoreo? Aunque exista un seguimiento en tiempo real de la ruta, el operador no cuenta con la facilidad de alertar sobre las incidencias y problemas en la ruta. Por ello, la información correcta no llegará al cliente y esto puede traer retrasos, entregas no cumplidas e insatisfacción de los clientes.

 

► Entonces, ¿cómo la prueba de entrega digital puede solucionar esta problemática? Ante los problemas que pueden suceder con las entregas y con los comprobantes de entrega físicos, la tecnología digital y móvil, están contribuyendo de forma decisiva a la transformación de los sectores del transporte y la logística, ya que mejora la eficiencia y reduce los costos del transporte de mercancías.

Ahora, hablemos un poco más sobre qué es la prueba de entrega electrónica y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es la prueba de entrega digital?

La prueba de entrega digital o la prueba de entrega electrónica, es el mismo documento que corrobora la entrega física, solo que almacenado en un dispositivo móvil y respaldado mediante una firma electrónica o digital. 

Sin duda alguna, la prueba de entrega digital, automatiza las operaciones de logística y distribución. De esta forma, el comprobante de entrega electrónico, ayuda a superar los desafíos de las entregas tradicionales.

¿Qué es una entrega electrónica?

Los destinatarios reciben un número de seguimiento para monitorear la ruta de un paquete cuando está listo para ser entregado y posteriormente entregado con éxito. Cuando el conductor llega a la dirección de entrega, el destinatario firma el artículo digitalmente. Todo lo explicado líneas arriba, significa que una entrega electrónica se ha realizado satisfactoriamente.

La prueba de entrega digital, es una solución electrónica que elimina la necesidad de recibos de entrega en papel, fomentando flujos de trabajo más optimizados. El cliente también recibe una copia del comprobante de entrega en tiempo real, generalmente por correo electrónico o SMS. Esta acción mejora la transparencia y la comunicación en el cumplimiento de cada pedido.

Beneficios de la prueba de entrega digital

  1. Trazabilidad. Utilizar una prueba de entrega digital, logra una mayor visibilidad de las operaciones de transporte. Además, obtienes un mejor control de los productos enviados e información de su recepción en tiempo real.
  2. Productividad. El automatizar las pruebas de entrega a digital, ayuda a tus colaboradores a realizar sus labores de forma más sencilla, organizada y eficiente.
  3. Efectividad. Al eliminar el uso de papel, disminuirán los gastos operativos. Incluso en algunos países, se menciona una legislación para apoyar el uso de documentos electrónicos en operaciones de distribución y entrega de mercancías.
  4. Sustentabilidad. Para los clientes, hoy en día, es muy importante que sus proveedores cuiden su impacto en el medio ambiente y realicen acciones para revertirlo.
  5. Visibilidad. Con la prueba de entrega digital, recibes información de cargas, descargar, entregas y eventos durante el transporte con georreferencia y en tiempo real.
  6. Rentabilidad. El análisis de información, como el trayecto planeado vs real, la satisfacción del cliente, mediante encuestas y automatizar los procesos de cobranza, se verán reflejados en una mayor utilidad en el negocio.

En Drivin, te entregamos una planificación óptima de ruta, considerando todas las restricciones comerciales y operacionales ingresadas. Además, con la aplicación móvil, otorgamos a los conductores información relevante para cumplir con la planificación y hacer una prueba de entrega digital.

El conductor puede actualizar el estatus de la entrega:

  • Aceptación total /parcial o rechazo de las órdenes a nivel de SKU.
  • Detallar los motivos de rechazo y aceptación en caso de requerir dicha información.
  • Tomar Fotografías
  • Firma digital
  • Agregar comentarios
  • Descarga en PDF el documento de prueba de entrega digital.

 

Y tu empresa puede:

  • Revisar el estado de las órdenes en múltiples fechas de reparto.
  • Descargar las pruebas de entrega digital en archivos PDF.
  • Informar a tus clientes internos sobre tu operación.
  • Descargar pre-liquidaciones para el pago de tus conductores.
  • Generar automáticamente una pre-liquidación de la ruta

Con Drivin obtienes la mejor planificación y el control total de tu flota, para que tú puedas tomar las mejores decisiones.

Drivin-DEMO-TMS

Especialista Content Writer SEO en Drivin.