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En tiempos de crisis: Teletrabajo

Herramientas y Consejos para que el Home Office sea un éxito

En Drivin queremos entregarte algunos consejos para hacer frente a esta nueva forma de trabajar.

Home Office

El Teletrabajo, trabajo remoto, a distancia o Home Office, es una modalidad de trabajo que permite realizar labores en un lugar diferente a las oficinas de la empresa, mediante el uso de tecnologías de información y comunicación. En este nuevo escenario mundial, con la crisis humanitaria causada por el COVID-19, esta forma de trabajo va tomando cada vez más adeptos.

Son muchos los países que están incentivando el Home Office como una alternativa para evitar la propagación del Coronavirus. En Chile, el CSIRT (Equipo de Respuesta Ante Incidentes de Seguridad Informáticas) del Gobierno ha entregado un protocolo con recomendaciones de ciberseguridad para que las personas, empresas y organizaciones que quieran implementar y desarrollar el trabajo a distancia, lo hagan sin problemas.

Puedes ver el documento aquí – Protocolo de seguridad para trabajo a distancia

Herramientas para implementar el Teletrabajo

Gracias a los avances en tecnología, existen diversas herramientas que te ayudarán a poner en práctica el trabajo a distancia, permitiéndote organizar tareas, comunicarte con tu equipo de trabajo y realizar reuniones desde tu hogar.

A continuación, te señalamos algunas:

Zoom: Además de realizar videoconferencias, permite programar y grabar reuniones, compartir pantalla, utilizar una pizarra virtual vista y editada por todos, escribir mensajes y compartir archivos entre los usuarios. En la versión gratuita pueden conectarse hasta 100 personas, en la versión pagada hasta 1.000 personas.

https://zoom.us/

Meet: Parte de Google, es la versión empresarial de Hangout. Es ideal para reuniones de hasta 30 personas y cuenta con una función de subtítulos instantáneos para transcribir la conversación en tiempo real, en caso de que estuvieras en un lugar con mucho ruido. Además, tiene la ventaja de poder conectarse con productos de G Suite (Gmail, Google Calendar, Drive y Docs.) Si eres cliente de G suite, Google anunció que las funciones Premium de la app estarán disponibles sin costo alguno hasta el 1 de julio de 2.020.

https://meet

Skype: Es quizás una de las herramientas de Video llamadas más conocida. La versión gratuita de esta, permite hasta 50 personas conectadas, mientas que en la versión paga, el límite es de 250. Puedes grabar la video llamada, así como también compartir pantalla con los usuarios conectados.

https://www.skype.com/es/

Para organizar nuestras tareas y mantener la comunicación con el equipo, podemos usar:

Slack: Es una plataforma de mensajería, ideal para equipos, el flujo de ideas y conversaciones organizadas. Permite dividir la comunicación en “canales”, en los que los usuarios miembros pueden compartir mensajes, herramientas y archivos. Estos canales sirven para organizarse por equipo, proyecto o alguna categoría relevante para ti o la empresa, permitiéndote priorizar conversaciones.

https://slack.com/

Trello: Herramienta que busca controlar el avance del trabajo. Funciona con un tablero principal que contiene listas separadas por temáticas. Tiene por objetivo que los usuarios miembros de un equipo puedan ver en un mismo espacio las tareas asociadas a un proyecto, quién está haciéndose cargo de esta y cuál es el estado de avance. Se pueden crear listas y tarjetas con tareas, y pueden ordenarse por urgencia, añadiendo comentarios.

https://trello.com/es

No hay que olvidar las herramientas de fácil acceso y conocidas por todos. Google Calendar, herramienta de Google con la que puedes agendar tareas, reuniones, para ordenar tu tiempo. Whatsapp también sirve como un medio para que todos los miembros del equipo se mantengan comunicados.

Y si queremos compartir archivos, tenemos Drive (de Google), Dropbox, OneDrive (de Microsoft) y Wetransfer. Todas nos permiten guardar, compartir archivos y acceder a ellos mediante cualquier dispositivo. Este último se puede utilizar sin tener cuenta de Google o Microsoft.

Consejos para ser eficiente en tu hogar

El trabajar desde la casa no es fácil, se suman muchos distractores: como las labores propias del hogar, los hijos, la familia, la comodidad de la casa; cosas que, si no sabes llevar, podrían afectar tu desempeño laboral.

Drivin te entrega algunos tips y consejos claves para trabajar desde tu hogar:

· Haz tu rutina normal: Desayuna, toma una ducha, vístete como si fueras a la oficina (tu cerebro lo interpretará como una señal para entrar en modo trabajo) y escoge un lugar cómodo para trabajar.

· Ponte horarios: Respeta tus horario de trabajo y de almuerzo. También son importantes los “recreos”, tal como en la oficina (esos momentos donde vas a prepararte un café, charlar o estirar el cuerpo).

· Que todos sepan que estás trabajando: Tu familia y amigos no deben convertirse en distractores.

· Organízate: Coordina una reunión con tu equipo, anota tus objetivos del día y mantén la comunicación con tu equipo de trabajo.

¡Y recuerda que estás trabajando! Evita distractores como la TV, el celular u oficios del hogar. Demostremos que el Home Office es posible.

Gonzalo es Publicista, enfocado en la redacción de contenidos y el mundo digital. Actualmente se desempeña como Community Manager y Redactor en Drivin, una solución SaaS que permite a empresas con operaciones intensivas de despacho, tener el control de toda su flota, reducir de manera significativa sus costos de transporte y además mejorar la calidad de servicio a sus clientes finales.