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El camino hacia la automación de procesos logísticos

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La automatización es una tendencia en las empresas de logística y sus beneficios se perciben desde primer día: mejoras en la productividad, reducción de errores, reducción costos etc.  Aunque tu equipo esté consciente de estos beneficios, es probable que tenga ciertos reparos, por miedo a cambiar su modelo de gestión, que a su juicio ha funcionado bien por años.

Esta preocupación es comprensible, para ello necesitas entregar la tranquilidad y confianza que tu equipo requiere para hacer los cambios necesarios. Es importante poder transmitir que con ello buscas aumentar tu productividad de la empresa, que es el momento de hacer el trabajo de otra manera para mejorar la rentabilidad de la empresa. A continuación señalamos algunos consejos para hacer más eficiente el camino hacia la automatización de procesos en logística.

Comunicación

Una comunicación eficaz con tu equipo antes y durante el proceso de implementación es vital, la gente debe estar informada acerca de qué va a ocurrir, cómo se gestará este proceso, qué puede ocurrir y los beneficios que la empresa obtendrá una vez lograda la meta esperada. Un proceso de comunicación transversal dentro de la empresa permite demostrar que el nuevo sistema está alineado con la visión, misión y objetivos de la organización.

Crear equipos y asignar un “sponsor” del proyecto

Es necesario Integrar a todos los departamentos involucrados y crear equipos de trabajo, de acuerdo a sus funciones dentro de la organización. La gente debe sentirse parte del cambio, pero tambien responsable de éste. Tener un jefe de proyecto o “sponsor” será clave para alinear a los distintos equipos de trabajo, que deben tener metas concretas. 

“Dibuja” tus procesos logísticos

Asegúrate de contar con registros, mapas de decisión y diagramas de tus procedimientos, políticas y sistemas de control actual, pues el ingreso de estos  datos será clave para configurar el nuevo sistema automatizado, y ajustarlo exitosamente a la red y cadena logística actual. Un mapa de tus procesos de logística y distribución actuales son claves para diseñar una operación mejorada. También permite distribuir de manera efectiva las tareas y responsabilidades a tu equipo de trabajo, hacer los ajustes necesarios y motivarlos a hacerse parte del cambio.

Capacitación de usuarios

Cualquier falta de disposición o voluntad por parte del personal de una empresa se puede transformar en retrasos. Amanda Palazón,  del Instituto de Mercadotecnia y Management de España, llama a estudiar la cultura organizacional que tiene la empresa, con sus recursos, potencialidades y capacidades existentes, para sacarle partido a las capacidades del personal, e integrar sus propuestas y observaciones en el proceso. La resistencia se suele hacer más compleja cuando el cambio involucra a consultores externos, por lo que un proceso de capacitación  y sensibilización es vital. Todos necesitan sentirse integrados al cambio, para confiar y canalizar dudas o malentendidos sobre el rol que juegan en el nuevo panorama de la empresa.  

Monitorea y evalúa el desempeño 

Establecer metas y generar KPIs  que permitan evaluar las mejoras que han ocurrido al automatizar los procesos, será clave para evidenciar el éxito del proyecto. Es importante que se definan los períodos de tiempos necesarios para comenzar a evaluar y así compararar los nuevos resultados con su desempeño anterior. 

¿Cómo ha enfrentado tu empresa estos cambios?

Francisca es Ingeniero Comercial de la Universidad Adolfo Ibañez. Actualmente se desempeña como Gerente de Desarrollo Comercial en Drivin, una solución SaaS que permite a empresas con operaciones intensivas de despacho, reducir de manera significativa sus costos de transporte y además mejorar la calidad en el servicio a sus clientes finales.