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Cómo mejorar la comunicación con tu equipo y en tus procesos

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Una comunicación efectiva dentro de la empresa es pieza clave para su éxito, sin importar el tamaño. Esto es especialmente cierto cuando se trata de empresas relacionadas al sector logístico y de transporte, quienes gestionan una enorme cantidad de datos entre diferentes procesos y departamentos. Comunicar es crítico para poder satisfacer las expectativas de los clientes y al mismo tiempo, mejorar la toma de decisiones al interior de la empresa.

Para mejorar la comunicación del equipo de trabajo debes tomar en cuenta dos factores importantes: la confianza y los canales. Lo primero que debes de tomar en cuenta es que tus colaboradores, a través de los diferentes departamentos, estén trabajando por los mismos objetivos y exista confianza entre ellos para comunicar cualquier situación.

Puedes impulsar la cultura laboral y la integración con actividades fuera de la empresa, así como implementar cursos y capacitaciones de team building y comunicación efectiva. Por otro lado, también podrías implementar herramientas como Slack o Basecamp que permiten compartir información de una forma más efectiva e inmediata.

La integración de procesos como pauta de comunicación

De forma paralela, la información que un departamento genera tiene un impacto en las operaciones y el desempeño de otras áreas en la empresa. Por ejemplo, si un vehículo está en mantenimiento, la forma en que se distribuye la carga entre los vehículos activos se modifica. De igual forma, en caso de algún incidente en la cadena de suministro, el tiempo de entrega puede prolongarse y no comunicar estas situaciones de forma oportuna puede impactar negativamente el desempeño operativo de la empresa y afectar la relación con el cliente.

Por este motivo, integrar las área es prioridad para muchas empresas de logística y transporte. Un software de planeación de recursos (ERP por sus siglas en inglés) permite que la información operativa se capture y comunique de forma casi automática entre los diferentes departamentos, lo que ayuda a actualizar en tiempo real la información que se está generando en la empresa.

Una solución de software, como ZAM de Lis Soluciones, es ideal para empresas de transporte de carga, ya que abarca todos los procesos relacionados a la gestión de la empresa: desde la operación hasta la toma de decisiones gerenciales, pasando por el mantenimiento y administración de recursos.

Tener una comunicación fluida dentro de los distintos departamentos ayudará a mejorar la eficiencia de la empresa y a su vez mejorar el nivel de servicio que le ofrecemos a los clientes. En una industria tan competitiva, la diferenciación es clave y qué mejor que destacarse por el nivel de servicio que se ofrece.

Drivin es un software que además de ayudar a planificar y optimizar las rutas de despacho ayuda a mejorar el nivel de servicio que se le entrega a los clientes, entregando visibilidad en todo el proceso desde que el vehículo sale del cd hasta que es recibido por el cliente. Se puede revisar el detalle de las entregas e incluso pedirle al cliente que conteste una encuenta de servicio.

Francisca es Ingeniero Comercial de la Universidad Adolfo Ibañez. Actualmente se desempeña como Gerente de Desarrollo Comercial en Drivin, una solución SaaS que permite a empresas con operaciones intensivas de despacho, reducir de manera significativa sus costos de transporte y además mejorar la calidad en el servicio a sus clientes finales.